Inscription et registres

Inscription à la BCE

Obligatoire

Pourquoi: Selon le livre III du Code de droit économique, toute entreprise doit être inscrite à la BCE avant de démarrer. Une entreprise individuelle s'inscrit via un guichet d'entreprises agréé ; une société ou ASBL dépose d'abord son acte constitutif au greffe.
Que faire: Adressez-vous au guichet d'entreprises agréé de votre choix. Vérifiez vos données sur BCE Public Search et faites ajouter toute nouvelle activité ou unité d'établissement.
Délai: Avant le début de l'activité.
Qui peut vous aider: L’autorité compétente

Régime de franchise de TVA des petites entreprises

Obligatoire

Pourquoi: Avec le régime de franchise (art. 56bis CTVA), vous ne facturez pas de TVA tant que votre chiffre d'affaires annuel ne dépasse pas 25 000 euros. Au-delà, vous devez passer au régime normal de TVA.
Que faire: Suivez votre chiffre d'affaires en cours d'année. Si vous risquez de dépasser le seuil, parlez-en à votre comptable et signalez le changement via MyMinfin.
Qui peut vous aider: Votre comptable

Registre UBO

Obligatoire

Pourquoi: La loi du 18 septembre 2017 oblige chaque société, ASBL et fondation à enregistrer ses bénéficiaires effectifs (UBO), à communiquer les changements dans les 30 jours et à confirmer les données chaque année, même sans changement.
Que faire: Connectez-vous au registre UBO du SPF Finances (via MyMinfin, avec eID ou itsme) et encodez ou confirmez les bénéficiaires. Votre comptable peut le faire pour vous.
Délai: Dans les 30 jours de la constitution ou d'un changement ; ensuite confirmation annuelle.
Si ce n’est pas en ordre: Une amende administrative ou la radiation de la BCE.
Qui peut vous aider: Votre comptable

Caisse d'assurances sociales

Obligatoire

Pourquoi: Selon l'INASTI, vous devez être affilié à une caisse d'assurances sociales de votre choix avant de démarrer comme indépendant. Par elle, vous payez vos cotisations sociales et constituez vos droits.
Que faire: Choisissez une caisse d'assurances sociales agréée et affiliez-vous en ligne, souvent en même temps que votre inscription au guichet d'entreprises. Discutez avec la caisse des cotisations pour votre situation, surtout à titre complémentaire.
Délai: Avant le début de l'activité indépendante.
Si ce n’est pas en ordre: Une amende administrative de 500 à 2 000 euros ; sans affiliation après un rappel, vous êtes affilié d'office à la Caisse nationale auxiliaire.
Qui peut vous aider: L’autorité compétente

Comptes annuels à la Banque nationale

Obligatoire

Pourquoi: Une SRL, SA ou SC doit déposer ses comptes annuels à la Centrale des bilans de la Banque nationale, dans les 30 jours de l'approbation par l'assemblée générale et au plus tard 7 mois après la clôture de l'exercice.
Que faire: Faites établir et déposer les comptes annuels par votre comptable via l'application de la Centrale des bilans (nbb.be). Prévoyez l'assemblée générale dans les 6 mois de la clôture.
Délai: Au plus tard 7 mois après la clôture de l'exercice.
Si ce n’est pas en ordre: En cas de dépôt tardif, un supplément s'ajoute aux frais de dépôt.
Qui peut vous aider: Votre comptable

Comptabilité et comptes annuels de l'ASBL

Obligatoire

Pourquoi: Les grandes et très grandes ASBL déposent leurs comptes annuels à la Banque nationale. Les petites ASBL peuvent tenir une comptabilité simplifiée et déposent leurs comptes au greffe du tribunal de l'entreprise (CSA art. 2:7 et 2:9). Vous êtes grande si vous dépassez plus d'un critère : 5 travailleurs, 391 000 euros de recettes ou 1 562 000 euros de total du bilan.
Que faire: Vérifiez la catégorie de votre ASBL et déposez les comptes : via la Centrale des bilans sur nbb.be pour les grandes ASBL, au greffe pour les petites. Votre comptable ou un service d'appui aux associations peut vous aider.
Qui peut vous aider: Votre comptable

Mentions sur les lettres, factures et site web

Obligatoire

Pas encore vérifié : lisez ceci comme une question à poser, pas comme une obligation.

Pourquoi: Le Code des sociétés et des associations oblige les sociétés et ASBL à indiquer leur identité sur leurs documents. Le SPF Économie énumère ce qui doit figurer sur votre site web, comme l'adresse, l'e-mail, le numéro d'entreprise et le numéro de TVA.
Que faire: Adaptez votre en-tête, votre modèle de facture, votre signature e-mail et le pied de page de votre site. Votre comptable peut vérifier que toutes les mentions y figurent.
Qui peut vous aider: Votre comptable

Compétences professionnelles pour certaines professions

Recommandé

Pourquoi: La preuve des connaissances de gestion de base est supprimée à Bruxelles (depuis le 15 janvier 2024) et en Wallonie (depuis le 1er octobre 2025). Pour certaines professions, notamment dans l'alimentation, l'horeca et la construction, une preuve de compétences professionnelles reste nécessaire. En Flandre, les conditions d'établissement sont supprimées.
Que faire: Demandez à votre guichet d'entreprises si votre activité est une profession réglementée et quel diplôme ou quelle expérience sert de preuve.
Qui peut vous aider: L’autorité compétente

Factures et paiements

Facturation électronique via Peppol

Obligatoire

Pourquoi: Depuis le 1er janvier 2026, toutes les entreprises belges assujetties à la TVA doivent utiliser entre elles des factures électroniques structurées (art. 53, § 2bis CTVA). Cela vaut aussi sous le régime de franchise des petites entreprises. Un PDF par e-mail ne suffit plus ; les factures aux consommateurs ne sont pas visées.
Que faire: Choisissez un logiciel de comptabilité ou de facturation capable d'envoyer et de recevoir via Peppol, et faites-vous enregistrer sur le réseau Peppol. Infos et liste de solutions sur efactuur.belgium.be.
Délai: Obligatoire depuis le 1er janvier 2026 ; la période de tolérance générale a pris fin le 31 mars 2026.
Si ce n’est pas en ordre: Amendes de 1 500 euros pour une première infraction, 3 000 euros pour une deuxième et 5 000 euros pour chaque suivante.
Qui peut vous aider: Votre comptable

Mentions obligatoires sur les factures

Obligatoire

Pas encore vérifié : lisez ceci comme une question à poser, pas comme une obligation.

Pourquoi: La directive TVA européenne (art. 226) et l'AR n° 1 relatif au Code de la TVA fixent les données qu'une facture doit contenir. Sous le régime de franchise, vous mentionnez à la place de la TVA que vous appliquez le régime de franchise.
Que faire: Faites vérifier votre modèle de facture ou votre logiciel de facturation par votre comptable.
Qui peut vous aider: Votre comptable

Proposer le paiement électronique

Obligatoire

Pourquoi: Depuis le 1er juillet 2022, toute entreprise qui vend aux consommateurs doit proposer au moins un moyen de paiement électronique (art. VI.7/4 CDE). Un numéro de compte ou un code QR suffit. Vous devez toutefois continuer à accepter les espèces.
Que faire: Proposez un terminal de paiement, une application de paiement, un code QR ou un virement, et indiquez-le clairement. Ne facturez pas de frais pour le paiement électronique.

Limite des paiements en espèces

Obligatoire

Pourquoi: La loi du 18 septembre 2017 (art. 67) limite les paiements en espèces pour des biens et services à 3 000 euros pour le montant total, même payé en plusieurs fois. Pour l'achat d'un bien immobilier, les espèces sont totalement interdites.
Que faire: Pour les montants supérieurs à 3 000 euros, demandez un virement ou un paiement électronique, et refusez le solde en espèces.
Si ce n’est pas en ordre: Une amende jusqu'à 10 pour cent du montant.

Durée de conservation des factures et livres

Obligatoire

Pas encore vérifié : lisez ceci comme une question à poser, pas comme une obligation.

Pourquoi: Le Code de la TVA (art. 60) vous oblige à conserver factures et livres. Le SPF Finances mentionne 7 ans à partir du 1er janvier qui suit l'émission (15 ou 25 ans pour l'immobilier) ; pour les documents à partir de 2023, 10 ans sont aussi cités.
Que faire: Conservez tout au moins 10 ans, sous la forme d'origine (factures électroniques en format électronique), et demandez à votre comptable quel délai s'applique à vos documents.
Qui peut vous aider: Votre comptable

Personnel

Déclaration Dimona

Obligatoire

Pourquoi: L'AR du 5 novembre 2002 oblige chaque employeur à déclarer immédiatement toute occupation à l'ONSS, au plus tard au début du travail. La fin se déclare au plus tard le premier jour ouvrable qui suit.
Que faire: Faites la déclaration en ligne via Dimona sur socialsecurity.be (avec eID ou itsme), ou confiez-la à votre secrétariat social. Choisissez le bon type, p. ex. STU pour les étudiants et FLX pour les flexi-jobs.
Délai: Au plus tard au début du travail ; la fin au plus tard le premier jour ouvrable qui suit.
Si ce n’est pas en ordre: Sanction prévue par le Code pénal social (art. 181) et cotisation de solidarité à l'ONSS.
Qui peut vous aider: Votre secrétariat social

Inscription comme employeur à l'ONSS

Obligatoire

Pas encore vérifié : lisez ceci comme une question à poser, pas comme une obligation.

Pourquoi: Qui engage du personnel pour la première fois s'inscrit à l'ONSS et reçoit un numéro d'employeur. Chaque trimestre, vous déclarez les salaires et le temps de travail (DmfA) et payez les cotisations sociales.
Que faire: Inscrivez-vous via WIDE sur socialsecurity.be. Vous pouvez faire les déclarations vous-même ou les confier à un secrétariat social agréé ; ce n'est pas obligatoire.
Délai: DmfA et cotisations au plus tard le dernier jour du mois qui suit le trimestre.
Qui peut vous aider: Votre secrétariat social

Assurance accidents du travail

Obligatoire

Pourquoi: La loi du 10 avril 1971 sur les accidents du travail oblige chaque employeur à assurer ses travailleurs contre les accidents du travail, dès le premier jour.
Que faire: Souscrivez une police accidents du travail auprès d'un assureur avant l'arrivée du premier travailleur, et signalez tout nouveau travailleur à votre assureur.
Si ce n’est pas en ordre: Sans assurance, Fedris vous affilie d'office, avec effet rétroactif et une cotisation forfaitaire par travailleur, et vous réclame l'indemnisation d'un accident.
Qui peut vous aider: Votre assureur ou courtier

Service de prévention et de protection

Obligatoire

Pourquoi: La loi du 4 août 1996 sur le bien-être oblige chaque employeur à disposer d'un service interne de prévention et de protection. Avec moins de 20 travailleurs, vous pouvez être vous-même conseiller en prévention, mais des tâches comme l'analyse des risques reviennent à un service externe si vous n'avez pas cette compétence en interne.
Que faire: Affiliez-vous à un service externe agréé de prévention et de protection au travail et désignez qui est conseiller en prévention en interne. Explications sur emploi.belgique.be.
Qui peut vous aider: Un service externe de prévention

Règlement de travail

Obligatoire

Pourquoi: La loi du 8 avril 1965 oblige chaque employeur, dès le premier travailleur, à établir un règlement de travail reprenant notamment les horaires, la rémunération et les procédures en matière de risques psychosociaux.
Que faire: Rédigez un projet (votre secrétariat social a des modèles), affichez-le 15 jours avec un registre pour les remarques et transmettez la version définitive au Contrôle des lois sociales, en ligne via arbeidsreglement.belgie.be.
Délai: Copie à l'inspection dans les 8 jours de l'entrée en vigueur.
Qui peut vous aider: Votre secrétariat social

Analyse des risques et plans de prévention

Obligatoire

Pourquoi: La loi sur le bien-être et le livre I du Code du bien-être au travail obligent chaque employeur à identifier les risques pour ses travailleurs et à planifier par écrit comment les prévenir.
Que faire: Faites réaliser l'analyse des risques avec votre conseiller en prévention (externe), rédigez le plan global de prévention et fixez chaque année les priorités dans un plan d'action annuel.
Qui peut vous aider: Un service externe de prévention

Risques psychosociaux

Obligatoire

Pourquoi: La loi sur le bien-être oblige chaque employeur à disposer d'un conseiller en prévention aspects psychosociaux ; sous 50 travailleurs, il appartient au service externe. Depuis le 1er décembre 2023, une personne de confiance interne est obligatoire à partir de 50 travailleurs.
Que faire: Demandez à votre service externe de prévention qui est votre conseiller en prévention aspects psychosociaux et reprenez ses coordonnées et les procédures dans le règlement de travail. À partir de 50 travailleurs, désignez une personne de confiance parmi le personnel, qui suit une formation dans les deux ans.
Qui peut vous aider: Un service externe de prévention

Canal de signalement interne pour lanceurs d'alerte

Obligatoire

Pourquoi: La loi du 28 novembre 2022 oblige les entités juridiques du secteur privé comptant 50 travailleurs ou plus à mettre en place un canal de signalement interne avec une procédure de suivi. Pour 50 à 249 travailleurs, c'est le cas depuis le 17 décembre 2023.
Que faire: Mettez en place un canal confidentiel (p. ex. une adresse e-mail ou un formulaire protégés), désignez une personne indépendante pour le traitement et fixez la procédure par écrit. Faites-la relire par un avocat.
Si ce n’est pas en ordre: Qui entrave un signalement ou exerce des représailles s'expose à des sanctions pénales (art. 33).
Qui peut vous aider: Un avocat

Horaires à temps partiel

Recommandé

Pourquoi: La loi-programme du 22 décembre 1989 vous oblige à reprendre les horaires à temps partiel ou le cadre des horaires variables dans le règlement de travail, à communiquer les horaires variables à l'avance par écrit et à enregistrer les dérogations. Depuis le 1er juin 2026, le règlement peut fonctionner avec un cadre d'heures de travail normales.
Que faire: Faites vérifier le règlement de travail par votre secrétariat social. Communiquez les horaires variables par écrit au moins 7 jours ouvrables à l'avance et enregistrez les dérogations dans un système fiable d'enregistrement du temps ou un document.
Qui peut vous aider: Votre secrétariat social

Vie privée

Registre des activités de traitement

Obligatoire

Pourquoi: Le RGPD impose ce registre à tout responsable du traitement (art. 30). L'exception pour les organisations de moins de 250 personnes ne vaut que si le traitement est occasionnel, sans risque et sans données sensibles. Selon l'APD, quiconque gère du personnel, des clients ou des patients n'en bénéficie presque jamais.
Que faire: Dressez un aperçu simple par traitement (clients, personnel, fournisseurs, site web) : finalité, catégories de données, personnes concernées, destinataires, durée de conservation et sécurité. L'APD propose un modèle et un schéma pour vérifier si vous êtes exempté.
Si ce n’est pas en ordre: Amende administrative jusqu'à 10 millions d'euros ou 2 % du chiffre d'affaires annuel mondial (RGPD art. 83) ; l'APD peut demander le registre à tout moment.
Qui peut vous aider: Un avocat

Déclaration de confidentialité pour clients et personnel

Obligatoire

Pourquoi: Qui collecte des données personnelles doit informer la personne à ce moment : qui vous êtes, pourquoi et sur quelle base vous utilisez les données, qui les reçoit, combien de temps vous les conservez et quels sont ses droits (RGPD art. 13 et 14).
Que faire: Rédigez une courte déclaration de confidentialité en langage clair et remettez-la là où vous demandez des données : sur le site, lors d'une inscription ou d'un devis, et à l'accueil des nouveaux collaborateurs.
Qui peut vous aider: Un avocat

Contrats de sous-traitance

Obligatoire

Pourquoi: Si un tiers traite des données personnelles pour votre compte, cela doit être réglé par un contrat reprenant le contenu obligatoire de l'article 28, paragraphe 3, du RGPD. Selon l'APD, ce contrat est toujours obligatoire.
Que faire: Listez vos fournisseurs qui ont accès à des données personnelles. Chez les grands services, le contrat de sous-traitance (DPA) figure généralement dans les conditions : téléchargez-le et conservez-le. Avec les plus petits partenaires, concluez-en un sur la base d'un modèle.
Qui peut vous aider: Un avocat

Procédure en cas de fuite de données

Obligatoire

Pourquoi: Une violation de données personnelles doit être notifiée à l'Autorité de protection des données (APD) dans les meilleurs délais et si possible dans les 72 heures, sauf si elle ne présente probablement pas de risque. Chaque violation doit être documentée en interne et, en cas de risque élevé, les personnes concernées doivent aussi être prévenues (RGPD art. 33 et 34).
Que faire: Décrivez sur une page qui signale une fuite, qui décide, comment notifier l'APD (formulaire en ligne) et où vous consignez les fuites. Parcourez-la avec vos collaborateurs.
Délai: Notification à l'APD dans les 72 heures après la découverte.
Qui peut vous aider: Un avocat

Durées de conservation

Obligatoire

Pourquoi: Les données personnelles ne peuvent être conservées plus longtemps que nécessaire pour la finalité de leur collecte (RGPD art. 5, § 1er, e), limitation de la conservation). La durée, ou les critères pour la déterminer, doit aussi figurer dans votre déclaration de confidentialité (art. 13, § 2, a).
Que faire: Inscrivez les durées dans votre registre : par exemple aussi longtemps que la loi l'exige pour la comptabilité et les dossiers du personnel, et plus court pour les devis, candidatures ou listes de newsletter. Prévoyez un nettoyage annuel.
Qui peut vous aider: Un avocat

Publicité par e-mail uniquement avec consentement

Obligatoire

Pourquoi: La publicité par courrier électronique est interdite sans le consentement préalable, libre, spécifique et informé du destinataire, et vous devez pouvoir prouver ce consentement (CDE art. XII.13). Exception : les clients existants dont vous avez obtenu l'adresse lors d'une vente, pour vos propres produits similaires, s'ils ont pu s'y opposer gratuitement lors de la collecte, et les adresses impersonnelles de personnes morales (comme info@) (AR du 4 avril 2003).
Que faire: Demandez le consentement avec une case non cochée, conservez quand et comment la personne s'est inscrite, ajoutez dans chaque e-mail un lien de désinscription fonctionnel et traitez rapidement les désinscriptions.

Données de santé et autres données sensibles

Obligatoire

Pourquoi: Les données relatives à la santé, mais aussi par exemple aux convictions religieuses ou à l'orientation sexuelle, ne peuvent en principe pas être traitées. L'article 9 du RGPD ne le permet que dans des cas précis, comme le consentement explicite ou lorsque c'est nécessaire aux soins de santé. Chez un coiffeur ou un institut de beauté, il s'agit par exemple d'allergies ou d'affections cutanées sur une fiche client.
Que faire: Ne notez que ce qui est vraiment nécessaire, demandez si besoin un consentement écrit explicite, limitez qui peut voir les fiches et conservez-les de façon sécurisée (pas de dossier ouvert ni de tableur partagé).
Qui peut vous aider: Un avocat

Délégué à la protection des données (DPO)

Recommandé

Pourquoi: Un DPO est obligatoire pour les autorités publiques et lorsque votre activité de base consiste en un traitement à grande échelle de données sensibles ou en un suivi régulier et systématique à grande échelle de personnes (RGPD art. 37). Selon l'APD, un médecin ou prestataire de soins individuel ne traite pas à grande échelle ; une pratique de groupe, un labo ou une plateforme de soins peut le faire.
Que faire: Vérifiez avec les critères de l'APD si vous êtes concerné et notez votre conclusion. Si c'est obligatoire, le DPO peut être un collaborateur ou un service externe ; communiquez ses coordonnées à l'APD.
Qui peut vous aider: Un avocat

Vente aux consommateurs

Prix clairs et tout compris

Obligatoire

Pourquoi: Qui offre des biens ou des services homogènes aux consommateurs doit en indiquer le prix par écrit, de manière lisible et non équivoque (CDE art. VI.3). Le prix indiqué est le prix total à payer par le consommateur, TVA, autres taxes et services obligatoires compris (art. VI.4) ; y compris dans la publicité mentionnant un prix (art. VI.6).
Que faire: Vérifiez vos étiquettes, liste de prix, carte, site web et publicités : partout le prix final TVA comprise, sans supplément obligatoire ajouté seulement à la caisse.

Informations avant le contrat

Obligatoire

Pourquoi: Avant que le consommateur soit lié, vous devez l'informer de manière claire et compréhensible notamment des caractéristiques du produit, de votre identité, du prix total avec tous les frais, du paiement et de la livraison, de la politique de plaintes, de la garantie légale de conformité et, le cas échéant, des conditions de vente et de la durée du contrat (CDE art. VI.2), sauf si cela ressort déjà du contexte.
Que faire: Mentionnez ces données sur votre devis, bon de commande, site web ou au comptoir. Des conditions générales ne s'appliquent que si le client a pu les lire avant la conclusion : pas seulement sur la facture.
Qui peut vous aider: Un avocat

Deux ans de garantie légale

Obligatoire

Pourquoi: Le vendeur répond envers le consommateur de tout défaut de conformité qui apparaît dans les deux ans de la livraison ; pour les biens d'occasion, un délai plus court d'au moins un an peut être convenu, à condition de l'indiquer clairement (ancien Code civil art. 1649quater). Vous devez aussi rappeler cette garantie au consommateur avant l'achat (CDE art. VI.2 et VI.45).
Que faire: Mentionnez la garantie légale dans vos conditions et sur votre site, et n'écrivez pas que vous pouvez la réduire (p. ex. « garantie six mois »). Depuis le 27 septembre 2026, le rappel à distance se fait avec la notice harmonisée européenne (règlement d'exécution (UE) 2025/1960).
Qui peut vous aider: Un avocat

Réductions avec le prix antérieur sur 30 jours

Obligatoire

Pourquoi: Toute annonce de réduction de prix aux consommateurs doit mentionner le prix antérieur : le prix le plus bas appliqué au cours des trente jours précédant la réduction, par point de vente ou canal (CDE art. VI.18). Pour les biens sur le marché depuis moins de trente jours, une période plus courte d'au moins sept jours s'applique ; pour les biens périssables, ces périodes ne s'appliquent pas. Pour une réduction progressive, c'est le prix avant la première réduction qui compte (art. VI.19).
Que faire: Gardez un historique de vos prix (la caisse ou la boutique en ligne le permet souvent) et affichez à chaque réduction le prix le plus bas des 30 derniers jours comme prix barré.

Afficher honnêtement les avis clients

Obligatoire

Pourquoi: Qui donne accès à des avis de consommateurs doit indiquer si et comment il garantit qu'ils proviennent de consommateurs ayant réellement utilisé ou acheté le produit ; sinon, c'est une omission trompeuse (CDE art. VI.99, § 7). Affirmer que des avis sont authentiques sans contrôle raisonnable, ou publier ou faire publier de faux avis, est toujours déloyal (art. VI.100, 25° et 26°).
Que faire: Ajoutez près des avis une phrase sur la manière dont ils sont recueillis et vérifiés (p. ex. « uniquement après une commande » ou « non vérifiés »), et ne supprimez pas d'avis négatifs sans raison.

Informations obligatoires dans la boutique en ligne

Obligatoire

Pourquoi: Avant qu'un consommateur soit lié par un contrat à distance, vous devez lui fournir de façon claire et compréhensible une longue liste d'informations, dont votre identité et numéro d'entreprise, votre adresse géographique, téléphone et e-mail, le prix total avec tous les frais, les modalités de paiement et de livraison, les conditions du droit de rétractation avec le formulaire type, et la garantie légale (CDE art. VI.45). Si l'information sur les frais supplémentaires manque, le consommateur ne doit pas les payer (art. VI.45, § 5).
Que faire: Parcourez votre processus de commande avec la liste de l'article VI.45 : conditions générales, une page livraison et retours, coordonnées et prix avec tous les frais avant le bouton de commande.
Qui peut vous aider: nealvdv (votre site web)

Droit de rétractation de 14 jours

Obligatoire

Pourquoi: Pour un contrat à distance, le consommateur dispose de 14 jours pour se rétracter sans motif (CDE art. VI.47), sauf quelques exceptions (art. VI.53). Vous devez lui communiquer au préalable les conditions, le délai et le formulaire type de l'annexe 2 du livre VI (art. VI.45, § 1er, 8°). À défaut, le délai est prolongé de douze mois (art. VI.48).
Que faire: Publiez une page claire sur la rétractation avec le formulaire type, renvoyez-y dans l'e-mail de confirmation et indiquez qui supporte les frais de renvoi.
Si ce n’est pas en ordre: Sans information correcte, le délai de rétractation est prolongé jusqu'à douze mois (CDE art. VI.48).
Qui peut vous aider: nealvdv (votre site web)

Fonction de rétractation dans la boutique en ligne

Obligatoire

Pourquoi: Pour les contrats à distance conclus via une interface en ligne, le consommateur doit pouvoir se rétracter au moyen d'une fonction de rétractation : libellée « se rétracter du contrat ici » ou d'une formulation équivalente claire, disponible pendant tout le délai, bien visible et facilement accessible. Suit un bouton « confirmer la rétractation », après quoi vous envoyez sans délai un accusé de réception sur un support durable (CDE art. VI.61/2).
Que faire: Ajoutez dans votre boutique (p. ex. dans le compte client et l'e-mail de confirmation) un formulaire de rétractation demandant le nom, la commande et l'adresse e-mail, avec un bouton de confirmation et un accusé de réception automatique par e-mail.
Délai: Obligatoire depuis le 14 août 2026.
Qui peut vous aider: nealvdv (votre site web)

Supprimer le lien obsolète vers la plateforme RLL

Recommandé

Pourquoi: La plateforme européenne de règlement en ligne des litiges a été supprimée : le règlement (UE) 2024/3228 a abrogé le règlement qui imposait ce lien avec effet au 20 juillet 2025, et la Commission européenne a fermé la plateforme. Un lien vers une plateforme qui n'existe plus induit les clients en erreur.
Que faire: Supprimez le lien et le texte RLL du pied de page et des conditions générales. Pour une alternative, renvoyez au Service de médiation pour le consommateur ou à la commission de litiges compétente.
Qui peut vous aider: nealvdv (votre site web)

Votre entreprise et vos locaux

Déclaration des caméras de surveillance

Obligatoire

Pourquoi: La loi caméras du 21 mars 2007 oblige quiconque installe des caméras de surveillance à les déclarer à la police avant leur mise en service, via le guichet électronique du SPF Intérieur. La déclaration doit être validée chaque année et mise à jour si nécessaire.
Que faire: Connectez-vous sur www.aangiftecamera.be avec eID ou itsme et déclarez vos caméras. Votre installateur ne le fait pas pour vous. Validez la déclaration chaque année, même sans changement.
Délai: Au plus tard la veille de la mise en service ; ensuite validation annuelle.
Qui peut vous aider: L’autorité compétente

Pictogramme de surveillance par caméra

Obligatoire

Pourquoi: La loi caméras impose à l'entrée un pictogramme conforme au modèle légal, avec la mention « Surveillance par caméra - Loi du 21 mars 2007 », le nom du responsable et une adresse. Un autre logo ou un autre texte n'est pas permis.
Que faire: Apposez le pictogramme officiel (pour un magasin A4 ou 0,60 x 0,40 m, en aluminium ou autocollant plastifié) avec votre nom, votre adresse postale et votre e-mail ou téléphone. Le modèle se trouve sur besafe.be.

Registre des traitements d'images

Obligatoire

Pourquoi: La loi caméras et le RGPD imposent un registre des activités de traitement d'images dès la mise en service. L'Autorité de protection des données et la police peuvent le demander. En règle générale, les images sont conservées un mois au maximum.
Que faire: Tenez un registre papier ou numérique reprenant notamment vos coordonnées, la finalité, le type de lieu, l'emplacement des caméras, qui visionne les images et la durée de conservation. La liste complète figure dans la brochure sur besafe.be.

Interdiction de fumer et signalisation

Obligatoire

Pourquoi: La loi du 22 décembre 2009 interdit de fumer dans les lieux fermés accessibles au public et impose des signaux d'interdiction de fumer à l'entrée et à l'intérieur, visibles de tous.
Que faire: Apposez à l'entrée et à l'intérieur un signal rond d'interdiction de fumer (fond blanc, cigarette noire, bord et barre rouges, au moins 9 cm de diamètre).

Indication des prix

Obligatoire

Pourquoi: Selon le livre VI du Code de droit économique, toute entreprise qui offre des biens ou des services aux consommateurs doit indiquer le prix total par écrit, de manière lisible, apparente et non équivoque, TVA et frais obligatoires compris, au moins en euros.
Que faire: Indiquez les prix sur des étiquettes, en vitrine ou sur une liste de prix. En cas de réduction, mentionnez aussi le prix de référence : le prix le plus bas des 30 derniers jours. Si le prix en rayon diffère de celui en caisse, le plus bas s'applique.

Musique dans l'entreprise (Unisono)

Obligatoire

Pourquoi: Qui utilise de la musique dans un cadre professionnel paie des droits d'auteur (Sabam) et la rémunération équitable pour les artistes-interprètes et producteurs (PlayRight et SIMIM). Unisono règle les deux avec une seule licence.
Que faire: Demandez une licence sur unisono.be. Dans les espaces du personnel, le tarif dépend du nombre d'équivalents temps plein ; dans les espaces publics, de la superficie.

Votre secteur

Système de caisse enregistreuse (SCE)

Obligatoire

Pourquoi: L'exploitant d'un établissement où des repas sont consommés et le traiteur qui fournit des services de restauration doivent délivrer des tickets de caisse au moyen d'un système de caisse enregistreuse dès que le chiffre d'affaires annuel des services de restaurant et de restauration, hors boissons, dépasse 25 000 euros HTVA (AR n° 1 TVA, art. 21bis). Le seuil s'apprécie par établissement. En dessous, vous délivrez une note ou un reçu pour les repas (art. 22). Le nouveau SCE 2.0 est obligatoire à partir du 1er juillet 2026.
Que faire: Faites calculer le seuil par établissement par votre comptable. Si vous le dépassez, enregistrez-vous auprès du SPF Finances et utilisez un SCE 2.0 certifié ; demandez à votre fournisseur de caisse si votre caisse est déjà convertie.
Délai: Le SCE 2.0 est obligatoire depuis le 1er juillet 2026 (systèmes existants par phases).
Qui peut vous aider: Votre comptable

Enregistrement, autorisation ou agrément auprès de l'AFSCA

Obligatoire

Pourquoi: Un opérateur actif en Belgique dans la chaîne alimentaire ne peut exercer aucune activité sans avoir d'abord été enregistré, autorisé ou agréé par l'AFSCA ; le type dépend du risque de l'activité (AR du 16 janvier 2006).
Que faire: Vérifiez dans « Mon AFSCA Opérateur » quelles activités figurent à votre nom et déclarez les activités nouvelles ou modifiées (p. ex. traiteur, livraison, vente sur les marchés) avant de les commencer.
Qui peut vous aider: L’autorité compétente

Autocontrôle et traçabilité (sécurité alimentaire)

Obligatoire

Pourquoi: Les règles européennes et belges placent la responsabilité de la sécurité alimentaire chez l'opérateur. L'AR du 14 novembre 2003 précise l'autocontrôle (basé sur l'HACCP), la notification obligatoire et la traçabilité ; des assouplissements existent pour les petites entreprises.
Que faire: Utilisez le guide d'autocontrôle de votre secteur (horeca, boucherie, boulangerie, commerce de détail…), consignez températures, nettoyage et fournisseurs et conservez vos documents d'achat. Un audit par un organisme agréé peut réduire votre contribution AFSCA.
Qui peut vous aider: Votre fédération sectorielle

Information sur les allergènes des denrées non préemballées

Obligatoire

Pourquoi: Les allergènes doivent aussi être communiqués pour les denrées non préemballées (règlement (UE) n° 1169/2011, art. 9, 1, c). L'AR du 17 juillet 2014 en fixe les modalités : par écrit et lisiblement là où le produit est vendu, ou oralement à condition d'avoir une procédure interne écrite, un personnel formé et une information gratuite. Une affiche doit indiquer où trouver l'information et que la composition peut changer.
Que faire: Établissez une liste d'allergènes par plat ou produit (les 14 allergènes de l'annexe II), tenez-la à jour quand les recettes changent, affichez « Demandez-nous les allergènes » et montrez à votre personnel où se trouve la liste.

Enregistrement des présences sur chantier (Checkinatwork)

Obligatoire

Pourquoi: Pour les travaux immobiliers sur des lieux où le montant total des travaux HTVA atteint 500 000 euros ou plus, l'enregistrement des présences via Checkinatwork est obligatoire : chaque jour et avant que la personne commence à travailler (ONSS). À partir du 1er avril 2027, ce sera « Check in and out at work » : enregistrer aussi le départ, en temps réel (loi-programme du 30 mai 2026, art. 124-131).
Que faire: Convenez avec l'entrepreneur principal de qui enregistre, utilisez l'application ou un système relié à Checkinatwork, et préparez-vous à enregistrer l'ENTRÉE et la SORTIE à partir d'avril 2027.
Délai: À partir du 1er avril 2027 : enregistrement de l'arrivée et du départ (Check in and out at work).
Qui peut vous aider: Votre secrétariat social

Site web et boutique en ligne

Mentions légales sur le site web

Obligatoire

Pourquoi: Tout prestataire de services de la société de l'information doit permettre aux destinataires un accès facile, direct et permanent notamment à son nom, son adresse géographique, ses coordonnées avec adresse e-mail, son numéro d'entreprise, l'autorité de surveillance en cas d'autorisation, les données relatives à une profession réglementée et le numéro de TVA (CDE art. XII.6). Toute entreprise doit aussi mettre à disposition sa forme juridique et son siège (art. III.74).
Que faire: Placez un bloc complet de données dans le pied de chaque page ou sur une page « Mentions légales » accessible depuis chaque page. Pour une profession réglementée (p. ex. architecte, comptable), ajoutez aussi le titre professionnel et l'organisation professionnelle.
Qui peut vous aider: nealvdv (votre site web)

Déclaration de confidentialité sur le site

Obligatoire

Pourquoi: Qui collecte des données personnelles via le site doit informer les visiteurs à ce moment du responsable, des finalités et de la base juridique, des destinataires, de la durée de conservation et de leurs droits, dont celui d'introduire une plainte auprès de l'APD (RGPD art. 13).
Que faire: Publiez une déclaration qui correspond à ce que votre site fait réellement, liez-la dans le pied de page et près de chaque formulaire, et mettez-la à jour quand vous ajoutez un service ou un plug-in.
Qui peut vous aider: nealvdv (votre site web)

Consentement avant les cookies non essentiels

Obligatoire

Pourquoi: Stocker ou lire des informations sur l'appareil d'un visiteur n'est permis qu'après une information claire et un consentement, sauf si c'est strictement nécessaire à la communication ou à un service demandé par le visiteur (loi du 30 juillet 2018, art. 10/2). Selon l'APD, ce consentement doit être préalable, libre, spécifique, éclairé, actif et révocable : pas de cases pré-cochées, poursuivre la navigation n'est pas consentir, et à côté de « tout accepter » doit figurer au même niveau un bouton « tout refuser ».
Que faire: Ne chargez statistiques, pixels publicitaires, vidéos intégrées et polices externes qu'après consentement, ou choisissez des solutions sans cookies. Rendez « refuser » aussi visible qu'« accepter » et prévoyez un lien pour modifier le choix plus tard.
Qui peut vous aider: nealvdv (votre site web)

Boutique en ligne accessible (European Accessibility Act)

Obligatoire

Pourquoi: Depuis le 28 juin 2025, les services de commerce électronique aux consommateurs doivent respecter les exigences d'accessibilité de l'annexe 1 du livre VIII du CDE (CDE art. VIII.58 et VIII.59, transposition de la directive (UE) 2019/882). Les prestataires doivent aussi expliquer comment leur service satisfait à ces exigences et publier cette information de manière accessible (art. VIII.60). Les microentreprises (moins de 10 travailleurs et au plus 2 millions d'euros de chiffre d'affaires ou de total du bilan) relèvent d'un régime distinct.
Que faire: Faites vérifier la boutique : navigation au clavier, contraste, textes alternatifs, libellés des formulaires et processus de paiement accessible ; corrigez les problèmes et publiez une déclaration d'accessibilité avec une adresse de contact.
Délai: Applicable depuis le 28 juin 2025.
Qui peut vous aider: nealvdv (votre site web)

Boutique en ligne accessible, même pour une petite entreprise

Recommandé

Pourquoi: Une microentreprise (moins de 10 travailleurs et au plus 2 millions d'euros de chiffre d'affaires annuel ou de total du bilan, CDE art. I.9/1) peut être exclue des exigences d'accessibilité par le Roi (art. VIII.59, § 2), et les plaintes visant les services de microentreprises ne sont traitées que pour des faits à partir du 28 juin 2030 (art. XV.18/5). Avec 10 travailleurs ou plus, ou plus de 2 millions d'euros de chiffre d'affaires, vous n'êtes pas une microentreprise. L'accessibilité profite de toute façon à tous les clients et à votre visibilité.
Que faire: Faites lever les principaux obstacles : navigation au clavier, contraste, textes alternatifs, libellés de formulaires et un paiement utilisable sans souris.
Qui peut vous aider: nealvdv (votre site web)

Sécurité numérique

NIS2 : enregistrement auprès du CCB

Obligatoire

Pourquoi: La loi NIS2 s'applique aux moyennes et grandes entreprises (à partir de 50 travailleurs, ou plus de 10 millions d'euros de chiffre d'affaires ou de total du bilan) d'un type visé aux annexes I ou II, comme l'énergie, les transports, la santé, l'infrastructure numérique et les services TIC, la fabrication, la gestion des déchets et la production et le commerce de gros alimentaires (loi du 26 avril 2024, art. 3). Les entités essentielles et importantes doivent s'enregistrer auprès de l'autorité nationale de cybersécurité et communiquer les modifications dans les deux semaines (art. 13), et elles doivent prendre des mesures et notifier les incidents significatifs.
Que faire: Vérifiez avec le test NIS2 sur Safeonweb@Work si vous êtes concerné et conservez votre conclusion. Si oui, enregistrez-vous sur Safeonweb@Work et commencez avec le cadre CyberFundamentals du CCB.
Qui peut vous aider: Un avocat

Un chatbot reconnaissable comme tel

Recommandé

Pourquoi: Depuis le 2 août 2026, les systèmes d'IA destinés à interagir directement avec des personnes doivent être conçus de manière à ce que celles-ci sachent qu'elles interagissent avec un système d'IA, sauf si cela est évident pour une personne raisonnablement informée (règlement sur l'IA, règlement (UE) 2024/1689, art. 50, § 1er). Cette obligation incombe au fournisseur du système ; si vous développez le chatbot vous-même ou le mettez sur le marché sous votre nom, c'est vous. Si vous utilisez un service clé en main, vérifiez que cette mention est présente.
Que faire: Affichez au début de chaque conversation une courte mention comme « Vous échangez avec un assistant automatisé », ne donnez pas au chatbot un prénom humain trompeur et proposez un accès à un collaborateur.
Délai: Applicable depuis le 2 août 2026.
Qui peut vous aider: nealvdv (votre site web)

Sécurité de base : sauvegardes, double authentification, mises à jour

Recommandé

Pourquoi: Le Centre pour la Cybersécurité Belgique recommande ces mesures de base aux petites organisations dans son cadre CyberFundamentals : elles réduisent fortement le risque des attaques les plus courantes, comme le phishing et les rançongiciels. Une sauvegarde hors ligne évite que votre sauvegarde soit elle aussi chiffrée ou effacée.
Que faire: Activez les mises à jour automatiques, la double authentification sur la messagerie, la comptabilité, la banque et le site, et faites des sauvegardes automatiques avec chaque semaine ou chaque mois une copie non connectée au réseau. Testez de temps en temps la restauration d'un fichier.

Assurances

Assurance RC exploitation

Recommandé

Pourquoi: Une RC exploitation générale n'est pas légalement obligatoire pour la plupart des entreprises, mais le SPF Économie la recommande vivement. Certaines professions ont toutefois leur propre assurance responsabilité professionnelle obligatoire.
Que faire: Demandez des offres à un assureur ou un courtier et vérifiez si votre profession impose une assurance responsabilité professionnelle.
Qui peut vous aider: Votre assureur ou courtier

Responsabilité objective incendie et explosion

Recommandé

Pourquoi: La loi du 30 juillet 1979 rend les exploitants de certains établissements accessibles au public responsables des dommages causés par un incendie ou une explosion, même sans faute, et les oblige à s'assurer. L'AR du 28 février 1991 vise notamment les cafés et restaurants à partir de 50 m² accessibles au public, les hôtels, les magasins à partir de 1 000 m², les bureaux à partir de 500 m² accessibles au public, les salles de sport, les écoles et les établissements de soins.
Que faire: Consultez la liste de l'AR du 28 février 1991. Si votre établissement y figure, souscrivez l'assurance de responsabilité objective auprès d'un assureur.
Qui peut vous aider: Votre assureur ou courtier

Assurance responsabilité décennale dans la construction

Recommandé

Pourquoi: La loi du 31 mai 2017 oblige les entrepreneurs, architectes et autres prestataires de la construction à souscrire cette assurance pour les habitations situées en Belgique pour lesquelles un architecte est requis et dont le permis a été délivré après le 1er juillet 2018. Elle couvre la solidité, la stabilité et l'étanchéité pendant dix ans après la réception.
Que faire: Souscrivez l'assurance auprès d'un assureur, mentionnez le nom et le numéro d'entreprise de l'assureur ainsi que le numéro de police dans vos contrats, et remettez l'attestation au maître d'ouvrage et à l'architecte avant le début.
Qui peut vous aider: Votre assureur ou courtier

Assurance RC véhicules

Obligatoire

Pourquoi: La loi du 21 novembre 1989 impose une assurance de la responsabilité en matière de véhicules automoteurs. Selon le SPF Économie, cela vaut aussi pour les véhicules qui ne servent pas qu'à se déplacer, comme les chariots élévateurs, bulldozers et tracteurs.
Que faire: Vérifiez que chaque véhicule figure sur une police et interrogez votre assureur ou courtier sur vos engins de travail.
Qui peut vous aider: Votre assureur ou courtier

Ce que Paraaf vérifie

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Sécurité numérique

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